（こちらの記事内容は全プランが対象となります）
「自動応答」の機能は求人に応募があった際、あらかじめ設定しておいたメッセージをシステムが自動で応募者に送信できる機能です。「自動応答」は、応募者への素早い対応だけでなく、長期休暇等で応募者への連絡が遅れる場合などにも活用することができます。また、応募と同時にメッセージが送信されることで採用担当者の負担が軽減されることはもちろん、応募者もすぐに連絡を受けることによって「ちゃんと応募ができている」「対応が早い」と安心し、企業に対して良い印象を持つことにつながります。
こちらでは、「自動応答メッセージ」の作成ポイント、活用事例についてご紹介します。
自動応答メッセージの設定方法
自動応答の設定方法は以下の記事をご確認ください。
メッセージ作成のポイント
応募受付のメッセージは、採用担当者と応募者がはじめてつながる重要な接点です。事務的な内容だけではなく、応募してくれたことへの感謝を込めた文面を意識して作成しましょう。
応募の際は、
- 担当者の名前
- 今後の流れ（選考方法、日程など）について
- 問い合わせ先
これらを明記すると、より応募者に安心感を届けられます。
応募受付メッセージの例文
[[応募者名]]様
このたびは、弊社の[[応募職種]]の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社〇〇の採用担当△△と申します。
今後の選考につきましては、▲▲営業日以内にご連絡させていただきますので、
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。
なお、選考につきまして、ご不明な点等ございましたら、こちらのメッセージボードにお問い合わせくださいませ。
※弊社からの返信がない場合は、お手数ですがお電話でご連絡をお願いいたします。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
履歴書の送付を依頼する場合
応募受付と同時に、履歴書や職務経歴書などの応募書類送付を依頼する場合は、以下の内容を記載しておくと選考をスムーズに進めることができます。
- 応募書類の送付先（メールアドレス、送付先住所）
- 送付方法（メール、郵送）
- 今後の日程について
- 個人情報の取扱について
※応募受付直後の履歴書や職務経歴書の送付依頼は、選考辞退の可能性を高める恐れがあります。ご注意ください。
履歴書送付依頼のメッセージの例文
[[応募者名]]様
このたびは、弊社の[[応募職種]]の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社〇〇の採用担当△△と申します。
今後の選考を進めるために、以下の書類のご提出をお願いします。
・履歴書
・職務経歴書
＜メールで書類提出の場合＞
下記メールアドレス宛に、上記2点の書類を添付のうえ送付お願いします。
（メールアドレスを記載）
＜郵送で書類送付の場合＞
下記住所に上記2点の書類の送付をお願いします。
（住所／社名・店舗名／担当者名）
＜メッセージボードを利用する場合＞
こちらのメッセージボードに上記2点の書類を添付のうえ送信してください。
お手数ですが、●月●日までにお送りください。
※お預かりした書類は採用活動にのみ利用し、その他の目的には一切使用いたしません。
書類到着後、弊社担当者より▲▲営業日以内にご連絡させていただきますので、
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。
なお、書類の送付につきまして、ご不明な点等ございましたら、こちらのメッセージボードにお問い合わせくださいませ。
※弊社からの返信がない場合は、お手数ですがお電話でご連絡をお願いいたします。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
長期休暇のお知らせを明記する
年末年始や、ゴールデンウィーク等の長期休暇に伴い、応募受付後の対応が遅れる場合は、あらかじめ休業期間をお知らせするメッセージを設定しておくことで、応募者に安心感を与えることができます。
長期休暇を伴う場合のメッセージの例文
[[応募者名]]様
このたびは、弊社の[[応募職種]]の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社〇〇の採用担当△△と申します。
弊社は下記期間を休業とさせていただきます。
【休業期間】
●月●日（●）～●月●日（●）
この期間中にいただきましたご応募につきましては、●月●日（●）より順次対応いたします。
今後の選考を進めるために、以下の書類をご提出いただければ幸いです。
・履歴書
・職務経歴書
＜メールで書類提出の場合＞
下記メールアドレス宛に、上記2点の書類を添付のうえ送付をお願いします。
（メールアドレスを記載）
＜郵送で書類送付の場合＞
下記住所に上記2点の書類の送付をお願いします。
（住所／社名・店舗名／担当者名）
＜メッセージボードを利用する場合＞
こちらのメッセージボードに上記2点の書類を添付のうえ送信してください。
※お預かりした書類は採用活動にのみ利用し、その他の目的には一切使用いたしません。
書類到着後、弊社担当者よりあらためてご連絡させていただきますので、
誠に恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。
なお、書類の送付につきまして、ご不明な点等ございましたら、こちらのメッセージボードにお問い合わせくださいませ。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
電話連絡の事前案内をする
応募者の選考時に電話連絡をする場合は、予め採用担当者の電話番号や連絡する曜日や時間帯などを伝えておくことで電話が繋がりやすくなる効果が期待できます。
電話連絡の事前案内の例文
[[応募者名]]様
このたびは、弊社の[[応募職種]]の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
株式会社〇〇の採用担当△△と申します。
今後の選考に関しまして、後ほど私△△が「■■■-■■■■-■■■■」の番号より、●時～●時の間にお電話させていただきます。
※こちらの時間帯のご都合が悪い場合は、恐れ入りますがメッセージボードにてご都合のつくお時間をご連絡ください
引き続き、よろしくお願い申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝
株式会社〇〇の採用担当△△
TEL（採用担当直通）■■■-■■■■-■■■■
応募者への対応が遅くなってしまうと、応募への意欲が下がってしまい他社の選考に流れてしてしまう恐れがあります。せっかく応募があった人材の選考辞退を招かないためにも、自動応答の機能を活用して可能な限り素早いレスポンスを心がけましょう。
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